Trang chủ Kiến thức cơ bản

Vì sao email vẫn là công cụ giao tiếp không thể thay thế trong môi trường doanh nghiệp

Email từ lâu đã được định vị trong tâm trí tất cả những ai sử dụng là một công cụ cộng tác và giao tiếp tức thì, hiệu quả, chi phí thấp. Email trở nên không thể thiếu chỉ đơn giản vì chúng ta đã quen với việc email như một công cụ giao tiếp trong nhiều năm qua, hay còn có nhiều ích lợi bất ngờ hơn mà bạn chưa biết đến? Hãy cùng điểm qua các lý do khác nhau giải thích tại sao email vẫn dẫn đầu trong các hình thức giao tiếp của doanh nghiệp.

Tính phổ thông

Lý do đầu tiên và quan trọng nhất khiến email vẫn là công cụ chưa thể thay thế chính là tính phổ biến. Tất cả mọi người đều sử dụng email. Sẽ rất khó để tìm được một người nào trong thời đại 4.0 này không có ít nhất một tài khoản email. Đó là lý do vì sao email là một kênh cần thiết các doanh nghiệp hiện đại cần tiếp cận và thậm chí còn là nền tảng phục vụ các nhu cầu kinh doanh khác như nhắm mục tiêu, chào mời và marketing.

Tính tức thì và không gây gián đoạn

Với môi trường làm việc linh hoạt như hiện nay, địa điểm làm việc không cố định cũng là một điều rất bình thường. Vai trò của email trong trường hợp này còn phát huy rõ ràng hơn nữa. Email có tính tức thì nhưng đồng thời không gây gián đoạn. Công cụ cho người nhận thời gian trả lời, thể hiện sự tôn trọng thời gian và nhiệm vụ mà người nhận có thể đang phải tập trung giải quyết. Đây là những khía cạnh quan trọng của một môi trường làm việc hiệu quả, tạo điều kiện làm việc tập trung trong khi vẫn giữ liên lạc với luồng thông tin. Với email, thông báo cũng có thể được cài đặt để chỉ hiển thị các thư quan trọng.

Lưu nhật ký thường trực và có tổ chức

Vì sao email vẫn là công cụ giao tiếp không thể thay thế trong môi trường doanh nghiệp - Ảnh 1.

Email có thể lưu trữ gần như là vĩnh viễn nếu các tính năng phù hợp được sử dụng. Một số nhận xét cho rằng tính năng hữu ích nhất của email là có thể ghi lại và sắp xếp theo chủ đề. Điều này cho thấy rõ ràng email là một công cụ giao tiếp hiệu quả. Tất cả các giao tiếp liên quan về một chủ đề có thể được tổ chức trong một chuỗi hội thoại. Trong một thế giới đầy ồn ào, đây là một công cụ có tính năng suất rất cao. Bạn không cần phải cuộn (scroll) lên hay xuống một cách không cần thiết để tìm đúng thông tin, bạn chỉ cần tìm kiếm qua chủ đề email phù hợp. Nếu có nhiều luồng với nhiều mục trùng lặp và thư mục, công cụ dọn dẹp trong email sẽ giúp dọn sạch hộp thư đến. Và một tính năng email khác có sẵn trên Outlook, Gmail và các email khác là "Ignore." Đúng vậy, bạn có thể bỏ qua toàn bộ cuộc hội thoại nếu nó không liên quan đến bạn. Bỏ qua và tập trung vào những việc quan trọng.

Minh bạch và có thể sử dụng để giải trình

Trên phương diện chính thống, chỉ giao tiếp không thôi là không đủ. Những yếu tố quan trọng không kém bao gồm cả thời gian giao tiếp và nguồn gốc của giao tiếp. Email trở thành một công cụ quan trọng khi có thể sử dụng để làm căn cứ xác thực tính minh bạch của thông tin và trách nhiệm của những người liên quan.

Email bảo mật và được mã hóa

Email cung cấp một môi trường an toàn để liên lạc, đây là một yêu cầu quan trọng đối với các tổ chức. Có một số giải pháp bảo mật mới hiện nay sử dụng chiến lược phòng thủ đa lớp để bảo vệ liên lạc qua email. Bảo mật email cũng cho phép một tổ chức tùy chỉnh các tiêu chí và bộ lọc của riêng mình để liên lạc an toàn, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.

Ngoài ra còn có các cài đặt nâng cao tích hợp sẵn giúp tăng tính bảo mật. Email có thể được ký bằng mật mã, văn bản và tệp đính kèm có thể được mã hóa để chỉ người nhận dự kiến có thể mở.

Email phục vụ marcom – truyền thông marketing

Vì sao email vẫn là công cụ giao tiếp không thể thay thế trong môi trường doanh nghiệp - Ảnh 2.

Với hàng triệu bản tin và email marketing vẫn đang được gửi đi mỗi ngày, thông tin này có vẻ là một nhận định đã lỗi thời. Nhưng trong một thế giới hỗn loạn trên mạng xã hội hiện nay, McKinsey báo cáo rằng email có hiệu quả gấp 40 lần so với Facebook và Twitter cộng lại trong việc tìm kiếm khách hàng mới. Email là nền tảng giao tiếp mà hầu hết mọi người đều ghé thăm mỗi ngày. Do đó, đây là cách hiệu quả nhất để gây chú ý!

Phát thông báo

Tất cả những gì bạn cần là một ID email và bạn có thể truyền đạt bất kỳ thông tin liên quan nào. Điều này rất hữu ích khi làm việc trong một nhóm đa chức năng gồm nhiều thành viên với các nhóm cốt lõi thành phần. Trong tình huống bạn cần thông báo cho 100 đồng nghiệp nhưng chỉ cần một 1/5 trong số họ trả lời, bạn có thể làm như vậy bằng cách sử dụng tính năng @Mentions. Đây là một phương thức giao tiếp cực kỳ hiệu quả.

Quản lý thời gian và tổ chức các cuộc họp tốt hơn.

Lịch đã trở thành một tính năng không thể thiếu của các dịch vụ email, cho thấy tính hữu ích của chức năng lên lịch. Các cuộc họp có thể được lên lịch nhờ xác định khả năng tham dự của các thành viên cuộc họp trên lịch tích hợp. Các cuộc họp có thể diễn ra hiệu quả hơn nhờ việc liên kết các email liên quan và đính kèm các tệp được sử dụng trong cuộc họp.

Các công cụ họp khác nhau như Webex, Zoom và Skype, được tích hợp sẵn dưới dạng tiện ích mở rộng, cho phép tổ chức các cuộc họp thuận tiện hơn. Hiệu quả của các cuộc họp cũng có thể được đánh giá bằng cách theo dõi các phản hồi và thông tin liên quan (tệp, hình ảnh, v.v.) nằm trong danh sách khách mời, người tham dự.

Theo BizFly Cloud tổng hợp

>> Có thể bạn quan tâm: Thông tin trên email có đủ an toàn để làm việc

Kể từ ngày 05/11/2018, VCCloud chính thức đổi tên thành BizFly Cloud - là nhà cung cấp các dịch vụ đám mây hàng đầu tại Việt Nam hiện nay với các dịch vụ nổi bật như: BizFly Cloud Server, BizFly CDN, BizFly Load Balancer, BizFly Pre-built Application, BizFly Business Mail, BizFly Simple Storage. Hãy tăng tốc thích nghi cho doanh nghiệp cùng các giải pháp công nghệ của BizFly Cloud tại đây.