Mail Sever là gì? Cách thức hoạt động của Mail Server?
Email (hay thư điện tử) là một công cụ liên lạc mà hầu hết mọi người đều sử dụng, từ cá nhân đến doanh nghiệp, do đó sự phổ biến của dịch vụ Mail Server ngày càng nhiều. Tuy nhiên bạn đã nắm được những điều cơ bản như Mail Sever là gì và cách hoạt động của chúng như thế nào chưa? Hãy cùng Bizfly Cloud tìm hiểu nhé!
1. Mail server là gì?
Một máy tính trung tâm chứa thư điện tử trên mạng là Mail Server.
Một Mail server tương tự như bưu điện, nơi lưu trữ và sắp xếp thư trước khi gửi tới điểm đến. Mỗi email sẽ gửi qua một loạt các máy chủ trên đường đi tới hộp mail của người nhận. Mỗi lần gửi mail, quy trình có thể được mô tả đơn giản dễ hiểu như sau: email được gửi từ PC của bạn sang PC khác chỉ trong chớp mắt. Tuy nhiên, thực tế diễn biến của quá trình không hề đơn giản như vậy, mà trong đó chứa rất nhiều chuyển đổi phức tạp diễn ra. Nếu không có các chuyển đổi phức tạp đó, thì bạn chỉ có thể gửi email trong một giới hạn nhất định. Ví dụ: email1@tenmien.com tới email2@tenmien.com.
Cụ thể hãy xem ở phần cách thức hoạt động phía dưới nhé.
2. Các loại Mail Server
Mail Server gửi đi (Outgoing Mail Servers)
Mail Server gửi đi (Outgoing Mail Servers) hay còn được gòi là SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) - Giao thức dịch chuyển Mail đơn giản.
Mail Server đến (Incoming Mail Servers)
Mail Server đến (Incoming Mail Servers) hay còn được biết đến dưới 2 loại giao thức:
- POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3)
- IMAP (Internet Message Access Protocol)
Khi thiết lập email, bạn đã có thể được hỏi về việc lựa chọn giao thức email bạn muốn (POP3 hay IMAP).
3. Cách thức hoạt động của Mail server
Bước 1
Sau khi tạo và gửi email, email của bạn sẽ kết nối với Server SMTP mang tên miền của mình. SMTP sẽ đặt tên cho tất cả mọi thứ, ví dụ: smtp.tenmien.com.
Bước 2
Email của bạn sẽ "giao tiếp" với SMTP server. Và cung cấp cho SMTP Server mọi thông tin như: địa chỉ mail người gửi, địa chỉ mail người nhận, nội dung email và file đính kèm.
Bước 3
Tại đây có 2 trường hợp xảy ra:
Trường hợp 1: Tên miền (domain email) của người gửi và người nhận giống nhau.
tenemail_1@tenmienA.com tới tenemail_2@tenmienA.com. Mail này sẽ được gửi trực tiếp đến POP3 hoặc IMAP Server có tên miền của bạn.
Trường hợp 2: Tên miền của người gửi và người nhận khác
tenemail_1@tenmienA.com tới tenemail_2@tenmienB.com. SMTP Server sẽ phải "liên lạc" với một server tên miền khác.
Bước 4
Để tìm ra Server của người nhận, SMTP Server của người gửi sẽ phải giao tiếp với DNS (Domain Name Server).
DNS sẽ lấy thông tin tên miền người nhận và dịch trang địa chỉ IP.
SMTP Server người gửi không thể thực hiện gửi email chính xác mà chỉ dựa trên tên miền thêm vào đó sẽ là địa chỉ IP. Địa chỉ IP (đơn nhất) sẽ giúp SMTP hoạt động chính xác và hiệu quả hơn.
Bước 5
Sau khi có địa chỉ IP của người nhận, tức STMP người gửi đã có thể kết nối STMP Server người nhận.
Bước 6
SMTP server người nhận sẽ quét (scan) thư gửi đến. Nếu nhận ra tên miền và tên người gửi, nó sẽ chuyển tiếp (forward) mail thuộc POP3 hoặc IMAP server mang tên miền của bạn.
Từ đây, email đã được gửi đến mục hộp thư đến của người nhận.
4. Giải pháp Mail server cho doanh nghiệp
Thông thường, những cá nhân hay doanh nghiệp yêu cầu một lương lớn dung lượng hơn bình thường sẽ đầu tư riêng Mail Server.
5. Tính năng của Mail Server
Mail Server có nhiều tính năng hữu ích phù hợp nhu cầu sử dụng của cả người dùng cá nhân và doanh nghiệp:
- Mail server thu thập và phân phối các email đến đích. Mail server hoạt động như một bưu cục điện tử cho email, cho phép bạn kiểm soát việc chuyển email trong một mạng thông qua các giao thức khác nhau.
- Mail server mã hóa việc chuyển email, đảm bảo không ai có thể truy cập vào thông tin trong hộp thư đến email cá nhân của bạn.
- Mail server cung cấp các tính năng bảo mật bổ sung để chống lại các cuộc tấn công an ninh mạng.
- Hỗ trợ tính năng Forwarder Email để cài đặt Email Offline.
- Khả năng truy cập email mọi lúc mọi nơi
- Lên lịch và cộng tác cho phép chia sẻ lịch và thư mục public
Lý do nên sử dụng Mail Server là gì?
Mail Server với chức năng mạnh mẽ là giải pháp email chuyên nghiệp cho các tổ chức, doanh nghiệp. Mail Server được đánh giá cao hơn những mail thông thường khác bởi nhiều lý do:
- Email với tên miền riêng của doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, tăng mức độ uy tín trong mắt khách hàng
- Bảo mật cao, mã hóa dữ liệu đầu cuối
- Ngăn chặn spam và virus hiệu quả
- Tốc độ cao, có thể kiểm tra email mọi lúc mọi nơi
- Dễ dàng tùy biến thông số và các chức năng cho user phù hợp với nhu cầu
- Giao diện quản trị thân thiện, dễ sử dụng
- Không gian lưu trữ riêng tư, an toàn
- Có thể dùng email trên nhiều nền tảng như webmail, outlook, điện thoại…
- Sử dụng IP riêng, tránh rơi vào blacklist vô cớ
Một số thuật ngữ của Mail Server
Để hiểu rõ hơn về Mail server, hãy cùng tìm hiểu một số thuật ngữ phổ biến dưới đây:
- SMTP Queue: Khi bạn gửi một email, người gửi sẽ tương tác với người nhận cùng một lúc. Nhưng khi bạn xử lý email giao dịch hoặc thư hàng loạt trong ứng dụng của mình, tất cả chúng không thể được gửi cùng một lúc. Email được đưa vào SMTP Queue để lưu trữ tạm thời trước khi xử lý. Khi người nhận có thể nhận được email, những email đó sẽ được gửi đi. Nói cách khác, SMTP Queue là nơi chứa các email đang chờ chưa được gửi đi.
- SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): là giao thức sử dụng để gửi email đi (Outgoing Mail servers) - giao thức hiện được Bizfly Cloud hỗ trợ giúp tăng độ trust và gửi mail hàng loạt không giới hạn.
- TLS (Transport Layer Security): là một giao thức bảo mật mã hóa email. TLS ngăn chặn truy cập trái phép vào email của bạn khi nó được chuyển qua kết nối internet.
- SASL Mail Server: một framework cho các giao thức ứng dụng, chẳng hạn như SMTP hoặc IMAP, để thêm hỗ trợ xác thực. Ví dụ: SASL được sử dụng để chứng minh cho máy chủ biết bạn là ai khi bạn truy cập máy chủ IMAP để đọc email của mình.
- Webmail: là email trên nền tảng web, như hotmail, gmail, yahoo mail. Webmail cho phép người dùng truy cập email mọi lúc mọi nơi.
- Mailbox (hộp thư điện tử): là nơi mà các thư điện tử được chuyển đến.
- Mail Exchanger Record (MX record): là một entry trong tệp DNS zone của bạn, tệp này chỉ định máy chủ thư để xử lý email của tên miền. Bạn phải định cấu hình MX record để nhận email đến domain của mình
Theo Bizfly Cloud chia sẻ
>> Có thể bạn quan tâm: Sở hữu hệ thống Mail Server riêng có nên hay không?
